J’ai testé tous les systèmes d’organisation qui me sont passés entre les mains mais aucun n’a tenu plus de 3 semaines. En règle générale, j’oublie que j’ai mis en place un système.
Mais il y a des périodes où mon fil déborde de contenus sur le sujet. La rentrée de septembre, janvier et ses bonnes résolutions, ou, chaque début de trimestre avec les OKR. Ces contenus, tu les connais aussi : comment être plus organisée / mieux organisée et / ou comment se discipliner enfin, cette fois, pour de bon. À chaque fois, je sens revenir la même petite honte de mauvaise élève.
Alors j’ai eu envie d’écrire l’inverse. Une ode à l’art d’être indisciplinée et désorganisée. J’ai passé des années à essayer d’être quelqu’un d’autre, et que ça m’a coûté beaucoup plus que ça ne m’a rapporté.
Ce que j’utilise aujourd’hui tient en une idée : je trie mes tâches par niveau d’énergie, pas par créneau horaire. Je vais te raconter pourquoi le reste n’a jamais tenu, comment je m’organise maintenant, et ce que ça a changé. Ce n’est pas une méthode universelle. Mais ça marche pour moi et pour mes clientes qui l’ont mis en place.
Alors pourquoi pas pour toi ? Sens-toi libre d’expérimenter, ou pas.
Cet article reprend l’épisode du Divan des Patronnes consacré à l’organisation. Tu peux l’écouter en cliquant ici ou continuer à lire.
Pourquoi les systèmes d’organisation ne tiennent jamais longtemps
J’en ai tellement testé que j’ai arrêté de compter. À chaque fois, je me lance avec le même enthousiasme, j’y crois, je me dis : cette fois-ci, c’est la bonne.
En vrac, voilà les systèmes qui étaient censés être faciles à tenir :
- Le bullet journal. Des heures de mise en page, des codes couleur, des symboles pour chaque type de tâche.
- Le 1ème cerveau. Une architecture de dossiers et de bases pensée pour que je retrouve tout, tout le temps.
- Le time blocking. Lister ses tâches le lundi, les poser en blocs dans l’agenda, dérouler la semaine.
- Et tout le reste : les tableaux, les listes, les configurations infinies d’outils en tout genre
On te vend un temps de configuration long en échange d’une facilité d’usage ensuite. Sauf que la facilité d’usage, chez moi, dure 3 semaine dans le meilleur des cas.
Il suffit d’un week-end ou de vacances au milieu, et j’oublie carrément que le système existe. Je ne me souviens plus de la logique et encore moins des règles que je m’étais fixées. Le système que j’ai construit finit par créer chaos : je ne m’y retrouve plus. Et comme je n’ai pas le temps de l’entretenir comme il faut : j’abandonne.
Ce que ça coûte vraiment d’abandonner un système d’organisation
Si le seul coût était le temps de configuration, on pourrait s’en remettre. Mais la facture est plus longue que ça.
Voilà à quoi ressemble la boucle, à chaque tour :
- Je passe des heures à construire le système (avec l’enthousiasme du début)
- Je le tiens 3 semaines, parfois moins
- Une coupure arrive et je décroche sans même m’en rendre compte
- Mes infos se retrouvent éparpillées entre l’ancien système et le nouveau
- Je dois déconstruire ce que j’ai construit pour récupérer mes informations et les remettre au bon endroit
- Et pendant tout ce temps, je n’ai pas avancé sur mon vrai travail
Le pire c’est même pas le temps perdu mais ce que cette boucle finit par raconter sur moi. Et pendant très longtemps, je n’ai jamais remis en cause la méthode. Au contraire, à force de répéter ce schéma, j’ai fini par me convaincre que c’était moi le problème et que j’étais totalement nulle.
Ce qui rend la chose encore plus tordue, c’est que j’ai réellement besoin de me sentir organisée. J’ai une charge mentale de folie, et elle ne s’arrête pas à la porte du bureau. Je me manque juste de structure et à chaque fois que j’essaye d’en apporter, je me retrouve encore plus désorganisée qu’avant.
Pourquoi le time blocking ne fonctionne pas quand ton énergie varie
Le time blocking sur le papier, c’est idéal. Tu listes tes tâches, tu les poses dans ton agenda sous forme de blocs (le bloc “création de contenus”, le bloc “actions commerciales”…). Le lundi matin, quand tu ouvres ton planning, ta semaine est déjà bookée. Tu n’a plus qu’à dérouler et le vendredi tout est fait. Royal !
Sauf que le time blocking ne tient pas compte de ton niveau d’énergie, ni de ton mood.
Perso, je suis extrêmement sensible à mon niveau d’énergie et je ne parle pas d’une petite variation de motivation. Je parle d’un écart qui change complètement ce que je suis capable de produire.
Il suffit que j’aie mal dormi pour que je sois incapable de faire une tâche créative comme écrire un post LinkedIn ou enregistrer un podcast. Il n’y a aucun monde dans lequel je produis un épisode correct si je n’ai dormi que 4 heures ou que ma nuit a été hachée (les mamans, on se sait).
À l’inverse, un jour où je suis à fond, je pense et je produis un épisode en 30 minutes.
C’est littéralement le même job avec un écart de temps et de qualité qui n’a rien à voir.
Le problème du bloc temps, c’est qu’il présuppose que je peux travailler exactement de la même manière, avec un niveau de qualité lissé, sur commande. Pour moi, c’est impossible, je n’ai pas cette capacité. Certaines personnes l’ont, et je ne sais pas si c’est une question de discipline ou une capacité à se forcer que je n’ai pas.
Concrètement, quand je m’imposais des blocs temps :
- Je ne respectais jamais le bloc
- Je ne faisais pas la tâche prévue et je n’avançais pas non plus sur autre chose : je restais devant ma feuille en me répétant qu’il fallait que je fasse cette tâche
- J’accumulais du retard, semaine après semaine
- Je culpabilisais et je me sentais nulle
- Je traînais la charge mentale du bloc à rattraper, dans une semaine déjà blindée d’autres blocs
En plus de me faire perdre du temps, cette méthode m’a mise en dette permanente vis-à-vis de moi-même.
| Time blocking | Tri par niveau d’énergie | |
|---|---|---|
| Critère de tri | Le créneau horaire | L’énergie que la tâche demande |
| Unité de temps | La journée | La semaine |
| Suppose que | Tu peux produire sur commande | Ton énergie varie d’un jour à l’autre |
| Si un créneau saute | Réaction en chaîne, toute la semaine se décale | Tu bascules sur une autre catégorie, tu avances quand même |
| Coût d’entretien | Élevé : il faut reposer les blocs chaque semaine | Faible : une liste hebdo et un check le matin |
| Marche bien si | Ton énergie est stable et ton agenda peu interrompu | Ton écart entre un bon et un mauvais jour se compte en heures |
Les deux parts de moi qui n’arrivent pas à se mettre d’accord
J’ai mis longtemps à verbaliser ça mais j’ai fini par comprendre que je n’ai pas un mode de fonctionnement linéaire.
Il y a une part de moi très carrée. La Nina scientifique, ingénieure, qui a besoin de structure, de cadre, de savoir où elle va. Cette part de moi adore les systèmes et passe des heures à les construire.
À l’opposé, il y a une autre part de moi. C’est la Nina complètement dispersée, qui va toujours vers la nouveauté, et qui se dit “je sais que j’avais prévu de faire A, mais j’ai pas envie, je préfère faire B”.
Tu t’en doutes, ces 2 parts passent leur temps à se battre l’une contre l’autre.
Ce que j’ai compris, avec du temps, c’est que tous les systèmes que j’ai testés ne parlaient qu’à la 1ère version de moi (la disciplinée). Du coup, ils ne survivaient jamais au 1er contact avec la Nina dispersée. J’ai aussi compris que ce dont j’avais besoin c’est un système qui accepte que les 2 existent en même temps.
Trier ses tâches par niveau d’énergie plutôt que par créneau horaire
Le déclic a été de changer mon critère de tri. Au lieu de ranger mes tâches par moment de la semaine, je les ai rangées par quantité d’énergie qu’elles me demandent.
Prenons le jour où je suis épuisée parce que j’ai été réveillée par mon fils à 4 h du matin. Dans cet état, je suis incapable de créer quoi que ce soit. Donc j’évite de le faire. Par contre, je peux faire des tâches de “gestion” qui vont permettre à mon cerveau de se reposer.
Ce que je range en basse énergie (= tâches de gestion)
- Envoyer mes comptes rendus
- Traiter mes e-mails
- Mettre en place mes automatisations
- Revoir la façon dont mon IA traite mes tâches
- Toute la mise en ordre que j’appelle “admin
Ce que je range en haute énergie (à faire quand je suis à 100 %)
- La création de contenu, sous toutes ses formes
- Tout ce qui demande de mon jus de cerveau (penser, trier, créer…)
Ça recentre la priorité non pas sur ce que je devrais faire aujourd’hui, mais sur ce que je suis capable de faire et sur ce que j’ai envie de faire. Comme tu le vois, j’ai intégré la notion d’énergie et aussi celle du plaisir.
Par exemple, cette nuit j’ai très bien dormi. Je n’ai pas d’appel avant l’après-midi donc techniquement, je suis à fond. Du coup, j’en profite pour faire ma création de contenu, et je sens que je vais enregistrer 2 ou 3 épisodes d’affilée.
Raisonner à la semaine, jamais à la journée
Le 2ème pilier après la nature du tri, c’est l’unité de temps. Dit autrement, j’ai arrêté de raisonner à la journée.
Bien sûr, comme n’importe quelle dirigeante, j’ai des deadlines avec des choses qui doivent être faites cette semaine. Ce qui change dans mon organisation, c’est que je ne fais plus jamais les choses du jour pour le lendemain. Désormais je travaille toujours d’une semaine sur l’autre.
Ma semaine ressemble à ça :
- Une liste hebdomadaire de tout ce que je dois avoir fait d’ici vendredi. Disons 10 tâches : 2 de création de contenu, 2 comptes rendus, 3 de marketing, 2 de vente.
- Environ 2 heures de travail de fond par jour. Ça correspond au plafond au dessus duquel la qualité de ce que je produis peut diminuer.
- Le lundi et le mercredi en travail profond, avec 2 ou 3 créneaux de deux heures.
- Le reste du temps est réservé pour mes appels.
La seule chose qui compte c’est que le vendredi toutes les tâches soient faites. Le jour ou l’ordre, on s’en fout.
Tu te demandes ce qui se passe une semaine où l’énergie n’est là aucun jour ? Pour être honnête, ça arrive rarement parce qu’en faisant ce check chaque matin, je prends conscience de mon niveau d’énergie au lieu de le subir.
Si je vois que je ne suis qu’à 40 %, je fais 2 choses en même temps. Je choisis des tâches qui vont me reposer (comme les tâches de fond) et je prévois du temps pour rebooster mon niveau d’énergie : je me libère l’après-midi, j’annule ce que j’avais prévu le soir.
C’est exactement ce qui s’est passé hier. J’avais un dîner dehors, je l’ai annulé, et j’ai mis en place mon protocole de sommeil : douche chaude, mélatonine, tisane. Côté perso, je fais attention aux écrans. J’ai beaucoup mieux dormi que la nuit d’avant et ce matin, mon niveau d’énergie était nickel.
Ce réflexe-là vaut aussi pour les gros pics de charge. D’ailleurs, j’ai raconté comment je gère le crash d’énergie autour des événements : c’est la même logique, à une autre échelle.
Les 4 choses que ça a changées
Je pensais simplement gagner du confort en adaptant mon tri à mon niveau d’énergie mais j’ai gagné bien plus que ça.
1. Ce que je rends est meilleur. Si j’enregistre un épisode à 40 % d’énergie au lieu de 100 %, l’épisode est moins bon. C’est une évidence à l’écoute. Alors plutôt que de sortir quelque chose de bâclé parce que j’étais fatiguée, je décale l’enregistrement d’un jour et je le fais dans les bonnes conditions.
2. Je préserve mon plaisir sur le long terme. On peut adorer les accompagnements et les appels avec ses clientes, et détester tout ça quand on est fatiguée. Se forcer à faire une chose qu’on aime dans un état où on ne peut pas l’aimer, ça abîme la chose elle-même. Je bookais une session d’écriture de newsletter en me disant que ça allait me faire plaisir, et au moment de l’ouvrir, c’était devenu une corvée. Si tu as monté ta boîte, c’était pour faire des choses que tu aimes. Pas pour te forcer, à l’instant T, à faire des choses dont tu n’as pas envie. Sinon, tu serais restée managée par quelqu’un d’autre.
3. Tout ne s’écroule plus quand un créneau saute. Avec le time blocking, si à 8 h tu n’as pas l’énergie du bloc de 8 h, tu déclenches une réaction en chaîne : tu n’as pas fait ça aujourd’hui, donc tu ne peux pas faire ça demain, et toute la semaine se décale. Avec le tri par énergie, le créneau ne devient pas inutile. Si je devais enregistrer et que je n’ai pas l’énergie, je fais mon admin et dans tous les cas, j’avance.
4. Ça protège mon estime de moi. Je ne finis plus mes journées à me sentir nulle parce que je n’ai pas fait telle tâche à telle heure. En fait, je vois ma to-do descendre et ça me redonne confiance dans ma capacité à faire ce que j’ai à faire dans la semaine.
Il y a un 5ème effet, peut-être le + important : ce système m’oblige à prendre conscience de ma fatigue. Au lieu de lutter contre elle en cherchant comment me forcer davantage, je me pose une autre question. Si je suis fatiguée ce matin, c’est que je n’ai pas mis les bonnes choses en place dans mon quotidien. Comment je fais pour mieux dormir ce soir ? Comment j’ai de l’énergie demain, quand j’ai des tâches créatives qui m’attendent ?
La suite logique, c’est de regarder ce qui n’a rien à faire dans ta semaine. C’est un autre sujet, que j’ai traité dans mon article sur déléguer pour récupérer du temps et de l’énergie.
Comment savoir si c’est fait pour toi :
Tu es concernée si tu coches 3 de ces points :
- Tu as un Notion, un carnet et une appli de tâches mais tu n’en utilises vraiment aucun
- Tu as passé un dimanche entier à configurer un outil que tu n’as jamais rouvert
- Tu restes devant ta todo sans rien cocher parce que la tâche du jour n’est pas réalisable
- Un bon jour, tu abats en 2 heures ce qu’un mauvais jour te prend la semaine
- Tu as déjà pensé que tu avais un problème de discipline
Si c’est ton cas, essaye le tri par énergie. Le time-blocking n’a pas tenu chez toi alors tu ne risques pas grand-chose.
Demande à un saumon de grimper à un arbre et il passera sa vie à croire qu’il est nul, alors que le singe à côté est parfaitement équipé pour ça.
Je ne prétends pas tout savoir sur l’organisation. Il y a des gens pour qui les blocs temps fonctionnent à merveille (j’en connais plein) et tant mieux pour eux.
J’aurais adoré te dire “il faut faire A, B, C. Mais la vérité c’est que j’en ai marre des méthodes, et c’est ce que je dis souvent à mes clientes. Donner une méthode à quelqu’un en lui promettant qu’elle marchera à 100 %, déjà ce n’est pas vrai. Et surtout, ça peut cramer la personne, qui va se forcer à faire des choses pour lesquelles elle n’est pas faite.
Demande à un saumon de grimper à un arbre et il passera sa vie à croire qu’il est nul, alors que le singe à côté est parfaitement équipé pour ça.
C’est là que les méthodes d’organisation deviennent dangereuses. Elles ne sont pas seulement inefficaces : elles peuvent être toxiques. Parce qu’au bout du 36ème système abandonné, tu ne te dis pas que la méthode n’était pas pour toi mais que c’est probablement toi le problème.
La réalité, c’est que je ne suis pas that girl. Celle qui fait tout super bien, hyper organisée, en mode bonne élève. J’aurais adoré être ce genre de meuf. Il se trouve que je ne le suis pas, et que je ne suis jamais bien rentrée dans les cases. Si je suis devenue entrepreneure, c’est précisément à cause de cette difficulté à entrer dans un système et à m’y tenir.
Quand on a un cerveau qui aime la nouveauté et pour qui la routine est difficile, les systèmes très structurés nous rendent moins créatives, donc moins efficaces, et au final nous font moins aimer notre métier. Le jour où j’ai arrêté d’avoir honte de ça, je suis devenue nettement plus productive. C’est la même mécanique que la suradaptation dans sa propre boîte : tu te tords pour rentrer dans une forme qui n’a pas été dessinée pour toi.
Avancer entourée de dirigeantes qui fonctionnent comme toi
Ce qui m’a le plus aidée, ce n’est pas d’avoir trouvé le bon système mais d’avoir arrêté d’être la seule autour de la table à fonctionner comme ça.
Tant que tu ne croises que des dirigeantes qui tiennent leur bullet journal depuis 3 ans, tu conclus que le problème c’est toi. Le jour où une femme qui pilote une boîte solide t’explique qu’elle aussi déplace son mardi quand elle a mal dormi, tu te sens beaucoup moins en décalage.
C’est ça Les Patronnes. Un accompagnement de 3 mois en 1:1 où tu arrêtes de jouer à la dirigeante qui gère tout. On regarde ce qui te prend trop d’énergie dans ta boîte, et on décide quoi faire. Tu ressors avec des décisions prises, pas avec une méthode à appliquer.
Pendant 3 mois, on regarde ensemble ce qui te prend trop d’énergie, ce que tu veux garder et ce qu’il faut changer pour que ton entreprise fonctionne aussi pour toi. Avec un accompagnement 1:1, des décisions concrètes et d’autres patronnes à qui tu n’as rien à prouver.