La majorité des entrepreneuses que je connais et qui réussissent ont un point commun : elles sont sous l’eau. Elles cumulent 40 et 60 heures par semaine, elles ont une énergie proche de zéro et le sentiment de courir en permanence. Au boulot comme à la maison.
Le business model qui les a menées jusqu’ici n’est pas celui qui les fera passer l’étape d’après.
Alors on leur dit “il faut déléguer”. Sauf que déléguer n’est jamais qu’un moyen. Le vrai sujet, c’est de récupérer du temps et de l’énergie. De ne plus être le goulot d’étranglement par lequel tout passe.
Déléguer quand on est entrepreneuse, ça ne s’improvise pas. Ça se décide, ça se chiffre, et ça se cadre. Voici les 4 méthodes que j’utilise et que je travaille avec mes clientes. Les 2 premières t’aident à décider quoi déléguer et à qui. Les 2 suivantes garantissent que le travail sort au niveau, sans que déléguer te coûte plus d’énergie que de le faire toi-même.
Cet article reprend l’épisode du Divan des Patronnes consacré à la délégation.
Les 3 peurs qui t’empêchent de déléguer
Avant les méthodes, il y a les blocages. J’en vois 3, tout le temps.
- “Je le fais mieux.” Ton client te paie pour la qualité de ce que tu fais. Si tu confies ça à quelqu’un d’autre, tu crains que ce soit moins bien fait. Et donc de perdre un client que tu as mis des mois à aller chercher.
- “Je n’ai pas les moyens.” Dès qu’on parle de déléguer, on pense recrutement, coût, marge qui se casse. Et 9 fois sur 10, la vraie question derrière, c’est qu’on ne sait pas combien on a réellement à soi sur son compte pro. Tant que tu ne sais pas répondre à ça, tout arbitrage de prestataire est un pari.
- “Je vais culpabiliser.” J’ai beaucoup de clientes qui ont le sentiment de refiler des “tâches de merde”, celles qu’elles n’aiment pas faire. Et qui rechignent à les donner à quelqu’un d’autre. C’est le même conditionnement que celui qui pousse à être une Gentille Patronne : faire passer le confort des autres avant le sien.
Ces 3 peurs, on va les regarder en face.
Méthode 1 : la matrice DRIP pour savoir quelles tâches déléguer
DRIP, c’est 4 mots : Délégation, Remplacement, Investissement, Production. 4 décisions complètement différentes.
Prends une feuille et trace 2 axes.
Sur l’axe vertical : demande-toi est-ce que ça rapporte de l’argent à ta boîte, directement ou indirectement ? En bas, non. En haut, oui.
Sur l’axe horizontal, répond à cette question : est-ce que ça t’apporte du plaisir ? À gauche, non. À droite, oui.
Tu obtiens 4 cadrans. Reprends tes tâches de la dernière semaine (ou du dernier mois, selon le temps dont tu disposes) et place-les dedans. Puis nomme chaque case :
- En haut à droite, Production : ça rapporte de l’argent ET ça te fait plaisir. Ta zone de génie. Pour moi, ce sont mes appels de découverte avec les dirigeantes qui candidatent.
- En haut à gauche, Remplacement : ça rapporte de l’argent mais ça te coûte de l’énergie. Pour moi, établir une stratégie et un calendrier éditorial. Ça crée du revenu prévisible. Et je déteste le faire.
- En bas à droite, Investissement : ça ne rapporte pas directement d’argent, et ça te fait plaisir. Pour moi, coder des petits robots et des agents. C’est ma R&D. Et, Nina contente, c’est Nina qui reste longtemps dans sa boîte.
- En bas à gauche, Délégation : ni argent, ni plaisir. Mise en forme de texte, rattachement de factures, envoi de documents administratifs.
Cette carte ne te dit pas seulement quoi lâcher. Elle te dit dans quel ORDRE.
Commence par le cadran Délégation
Ce sont les tâches sans impact stratégique. Elles ne demandent ni ton expertise, ni ton énergie mentale. Ça ne veut pas dire qu’elles sont inutiles. Ça veut dire qu’elles ne doivent pas dépendre de toi.
C’est de l’assistanat. Selon comment et où tu le délègues, compte entre 30 et 80 € de l’heure.
Prends chaque tâche de ce cadran. Note à côté combien de temps tu y passes par semaine. Puis fais le total par mois. C’est ce chiffre-là que tu es en train de racheter.
Si le sujet du recrutement d’assistante t’intéresse, va écouter l’épisode « Mon assistante a sauvé ma santé mentale » avec Maddalena Martini, qui dirige une agence d’assistantes virtuelles. On y parle aussi de déléguer sa charge domestique.
Passe ensuite au cadran Remplacement
C’est le plus dur à lâcher. Tu sais que ça rapporte : de la satisfaction client, des clients, du revenu prévisible. Mais tu n’aimes pas le faire.
Et ces tâches demandent une vraie expertise. Tu ne les délègues pas à bas coût. Il te faut un profil senior : une directrice marketing, une responsable contenu éditorial. Ça coûte plus cher, et c’est exactement pour ça que ça vient en 2ème, une fois l’assistanat déjà sorti de tes mains. C’est là que la question du recrutement se pose vraiment, et j’en ai parlé en détail avec Clotilde Dusoulier, qui a construit une équipe de 10 personnes.
2 cadrans, 2 types de profils, 2 budgets. C’est ça qui va trancher tes priorités.
Production et Investissement : ce que tu gardes
La Production, c’est ta zone de génie. Tu gardes.
L’Investissement aussi. Ce sont tes plaisirs, ta R&D, ce qui te maintient en énergie. Si tu as du mal à repérer ce qui relève vraiment de ta zone de génie, j’ai écrit un guide pour arrêter de se suradapter dans sa boîte.
La question qui débloque tout : qu’est-ce que tu ferais même si personne ne le savait et que ça ne rapportait rien ? Chez moi, les robots que je bricole finissent souvent par servir mes clientes : c’est un investissement à retardement. Et même quand ça ne rapporte rien, ça compte. Une dirigeante qui a de l’énergie, c’est une dirigeante qui tient sur la durée.
Méthode 2 : calculer ton taux de rachat de temps
La 2ème méthode vient de Buy Back Your Time, de Dan Martell. “Rachète ton temps.” et 2 choses à en retenir : son protocole et son calcul.
Le protocole en 3 étapes
L’audit. Pendant une semaine, tu notes ce que tu fais et comment tu utilises ton temps. C’est long, c’est chiant. Il y a 90 % de chances que tu ne le fasses pas. Et c’est pourtant de loin ce qui va le plus t’aider.
Le marquage. Tu passes en rouge toutes les tâches qui te coûtent de l’énergie. Attention : pas forcément celles que tu détestes, celles qui te vident. Je le fais dans mon calendrier, sur mes réunions. En un clin d’œil, je sais à quoi ressemble ma semaine. Quand je fais l’exercice avec mes clientes, il y a 80 % de rouge. Ne panique pas. C’est une bonne nouvelle : tu viens de poser un diagnostic sur ton niveau de plaisir dans ta propre boîte.
Le transfert. Tu délègues, dans l’ordre qu’on vient de voir.
La 4e étape que tout le monde saute : remplir le vide
C’est celle-là qui fait le ROI de ta délégation. Surtout quand tu délègues des tâches qui ne rapportent pas d’argent. Si tu paies quelqu’un 200 € pour rattacher tes factures, ce n’est pas le client qui te les rend.
Alors si tu libères 10 heures par semaine, tu décides à l’avance de ce que tu en fais. Une partie va à ton repos et à ta vie perso, et il le faut. Mais une autre partie doit servir à aller chercher des clients, à faire les actions qui tirent ta croissance et qui financent le fait de te détacher.
2 heures de commercial par semaine pour aller chercher des clientes plus intéressantes et plus rentables, par exemple.
Et il y a un 3ème usage que tout le monde oublie : le temps de penser ta boîte. La scalabilité, ce n’est jamais des tâches en plus. C’est des tâches en moins, remplacées par du temps de réflexion.
Parce que la nature a horreur du vide. Si tu ne remplis pas ces heures de façon rigoureuse, il se passe une de 2 choses : soit tu micromanages les gens à qui tu viens de déléguer, soit tu les remplis avec d’autres tâches rouges. Tu passes d’un problème au même problème.
À partir de quel prix tu dois déléguer
Le calcul est simple. Tu prends ton chiffre d’affaires annuel et tu le divises par 2 000, le nombre d’heures que tu travailles à peu près dans l’année. Sur 400 000 € de CA, ça fait 200 € de l’heure. C’est ton taux horaire.
Puis tu divises par 4 : 50 €.
La règle : à partir du moment où tu peux déléguer une tâche pour moins de 50 €, tu le fais. La méthode de calcul est discutable, il y a les charges, il y a ci, il y a ça. Mais le principe tient. Si quelqu’un fait la même chose pour 4 fois moins cher que toi, ta boîte te paie beaucoup trop cher pour cette tâche.
Et ça règle la peur du “je n’ai pas les moyens”. Une assistante une heure par semaine pour tes justificatifs, c’est environ 200 € par mois pour ne plus jamais y penser. Et pour récupérer toute la charge mentale qui va avec.
Le même raisonnement vaut pour tes tâches domestiques (j’dis ça, j’dis rien).
Méthode 3 : le 10/80/10 pour déléguer sans perdre en qualité
On passe à l’aval. Tu as déjà délégué et “ça n’a pas marché, c’était mal fait”. La méthode 10/80/10 borne ce risque.
Tu prends les 10 premiers % : tu poses le cadre. C’est quoi la réussite de ce projet ? Qu’est-ce qu’on essaie de faire ? Quelles sont les premières directions ?
La personne fait les 80 % : la partie la plus fastidieuse.
Et tu reprends la main sur les 10 derniers % : tu relis, tu corriges, tu valides. C’est un peu comme être entre la cuisine et la salle dans un restaurant. Tu es au point stratégique où tu vérifies que le plat est au niveau.
À l’époque où j’avais trop à faire, je déléguais même mes posts LinkedIn. Ma zone de génie, l’essence de ce que je fais. Je donnais la direction et l’idée, on brainstormait 10 minutes, la personne écrivait, je retouchais à la fin, puis je programmais.
Tu es là où tu as de la valeur : à l’impulsion, pour la direction et la vision. Et à la fin, pour le contrôle qualité. Entre les deux, tu sors 80 % du process de tes mains avec un risque minime. Et à chaque boucle, tu expliques à la personne ce que tu as corrigé.
Méthode 4 : la définition de fait, pour ne rien supposer
La dernière méthode, c’est la “définition de fait” (definition of done). On imagine toujours que la personne comprend d’elle-même ce que veut dire un projet terminé. C’est faux.
Si je dis “rattache les justificatifs” à mon assistante, c’est une instruction comme une autre. Pour lui donner une vraie définition de “done”, je dois aller sur 3 plans.
Les faits : des objectifs quantitatifs et des deadlines. “90 % des justificatifs rattachés sur Pennylane avant le 31 du mois, et 100 % de ceux au-dessus de 100 €.”
Le ressenti : l’émotion recherchée. Ici, de la rigueur et de la fiabilité. Ce n’est pas un travail créatif, c’est un travail rigoureux, et il faut que ce soit dit.
La fonctionnalité : l’impact concret pour l’entreprise. Ça sert à déduire correctement la TVA, à éviter des efforts de trésorerie inutiles, et à être couverte en cas de contrôle fiscal.
La méthode des obstacles : anticiper ce qui va coincer
Je vais un cran plus loin. J’imagine tout ce qui peut empêcher d’atteindre l’objectif.
C’est du vécu. Ma comptable m’apprend qu’il manque 50 % des justificatifs depuis un an. Je demande à mon assistante pourquoi. Réponse : “je ne les ai pas trouvés.”
C’est ma faute. J’aurais dû la briefer en amont sur ce qu’elle fait quand elle ne trouve pas. On a créé un protocole : tu cherches sur la plateforme, tu cherches dans mes logs, tu contactes le fournisseur par mail.
Il restait 20 % de manquants. “La personne n’a pas répondu.” Alors la définition du done est devenue : “j’ai relancé par mail et au moins 3 fois par téléphone.” Là, tous les moyens sont déployés.
La différence entre “rattache les justifs” et tout ça est énorme. On ne parle plus seulement du livrable. On parle des moyens déployés pour l’obtenir.
Faire (vraiment) confiance
Une de mes coachées est experte-comptable. De la finance de haut niveau, une acquisition qui tourne, une visibilité solide. Et elle est coincée.
Elle me dit : “je n’ai pas confiance dans mon collaborateur pour lui déléguer, donc je garde tous mes clients, et je ne m’en sors pas.” Elle ne peut pas faire plus. Et elle n’aime même pas la partie livraison.
Ce qu’on travaille avec elle, ce n’est pas de faire en sorte que son collaborateur devienne elle par magie. C’est de définir les jalons qui la rendent sereine : comment elle vérifie que le travail est bien fait, comment elle vérifie que le client est content, comment elle s’assure que la personne est au standard de qualité.
Quand tu vends ton temps, ta capacité à te libérer sans dégrader la qualité, c’est une des manières de scaler. Et c’est une compétence, pas un trait de caractère.
Ce que tu peux faire dès cette semaine
Récupérer du temps, ce n’est pas juste enlever des tâches de ta liste.
C’est décider quoi lâcher (la matrice DRIP), à quel prix (le taux de rachat), comment garder la qualité (le 10/80/10) et comment cadrer le résultat (la définition de fait).
Et surtout, c’est remplir le vide de façon volontaire. Sinon il se remplit tout seul, avec exactement ce qui t’épuisait avant.
C’est le genre de structures qu’on met en place ensemble dans Les Patronnes : 2 jours en présentiel en tout petit comité pour prendre de la hauteur, puis 3 mois de coaching en 1:1 pour implémenter. Si tu veux te libérer du temps et faire opérer à ta place sans dégrader la qualité, tu peux candidater ici 👇