Avant de recruter une équipe, ce qui m’a le plus aidée à gagner du temps tout en livrant plus de clients, c’est de structurer et standardiser mes process.
Je sais, ça ne semble pas sexy. (T’aurais préféré un énième « hack » de productivité ?)
Mais si tu fais du coaching, de la prestation de service ou de la formation, que tu as plusieurs clients, et que ton problème principal est que tu te sens sous l’eau, que tu manques de temps pour toi, pour ta famille ou juste pour prendre de nouveaux projets : va au bout de cet article.
Promis, tu pourras juger à la fin.
Le (vrai) problème : le plafond du business qui dépend de ton temps
Lorsqu’on a un business qui dépend de notre temps, notre ressource la plus limitée, c’est les 24h de nos journées.
Sachant que dans ce temps imparti, nous devons aussi :
- répondre à nos besoins primaires (manger, dormir…),
- gérer les tâches domestiques et tout le travail non rémunéré,
- prendre soin de ceux qui nous entourent (enfants, famille, etc.),
- nous divertir et prendre soin de nous (ce qui, disons-le, passe toujours à la trappe).
Donc, si tu n’as ni envie d’embaucher pour déléguer, ni de devenir vendeuse de formations en ligne, tu te retrouves face à un plafond difficile à dépasser. Et une charge mentale au plafond.
En général, les entrepreneuses en solo plafonnent autour de 150-200 K€ de chiffre d’affaires annuel. Et elles y passent plus de 40, voire 50 heures par semaine.
C’est là que standardiser ses process change la donne : cette méthode te permet d’absorber plus de clients sans sacrifier davantage de ton temps.
Avec cette approche, tu pourras :
- récupérer du temps en éliminant les tâches répétitives,
- augmenter ta rentabilité en traitant plus de clients efficacement,
- satisfaire davantage tes clients grâce à une expérience fluide et de qualité,
- renforcer ta crédibilité en te positionnant comme une experte méthodique,
- préparer ton activité à grandir en rendant ton processus duplicable.
Soyons claires : ce n’est pas une astuce miracle ni un hack rapide. Cette méthode demande du travail pour être mise en place. Mais je l’ai testée, mes clientes aussi, et je peux te garantir que ça fonctionne.
L’expérience 5 étoiles standardisée par Coralie et Aurélie
Avant d’aller plus loin, voici un cas concret. Celui de Coralie et Aurélie, 2 entrepreneuses que j’ai accompagnées récemment en coaching business.
À mon arrivée, je suis embarquée sur un outil sur Trello :
- Le parcours est clair : je sais ce qu’il va se passer et quand.
- Tous les documents sont au même endroit.
- Le rendu est ultra-professionnel.
- Tout le monde gagne un temps monstre.
- On concentre nos échanges sur la valeur ajoutée (il n’y a aucun sujet logistique ni d’envoi d’email).
Côté cliente, ce que Coralie et Aurélie proposent, c’est l’expérience 5 étoiles d’une prestation de service.
Dans les restaurants haut de gamme, tout est standardisé : l’accueil, la présentation des plats, le service. Chaque geste et chaque mot sont minutieusement cadrés. Cette structure garantit une expérience fluide et cohérente pour tous. Et c’est justement grâce à cette base que la personnalisation peut se faire tout en préservant la qualité : adapter un plat pour une allergie, choisir un vin selon les goûts du client, ou ajouter une touche spéciale pour un anniversaire.
La standardisation libère du temps et de l’énergie pour se concentrer sur les détails qui rendent l’expérience unique.
Et surtout, standardiser tes process te fait gagner un temps fou et réduit la charge mentale de cette expérience qui délivre le service, le coaching ou la prestation.
Standardiser ses process en 3 étapes (sans perdre en qualité client ni en kiff personnel)
Pour structurer ton activité, il faut d’abord auditer ton parcours client, identifier les points de friction, puis standardiser ce qui peut l’être pour alléger ta charge mentale et concentrer ton énergie là où tu as le plus d’impact pour tes clients.
Étape 1 : diagnostiquer tes pratiques en cartographiant ton parcours client
Prends une feuille et un stylo (ou un outil comme Miro ou Notion) et note toutes les étapes par lesquelles passe un client pour un seul produit ou service.
Cette partie est longue et fastidieuse, mais c’est elle qui rend tout le reste possible. Et tu verras : rien qu’en écrivant ton parcours, tu prendras conscience de beaucoup de choses.
Note chaque micro-tâche, même celles qui te paraissent insignifiantes. Exemple : envoyer un mail de bienvenue, planifier un call, demander un feedback.
Étape 2 : identifier les points de friction
Les frictions, ce sont toutes ces choses qui te font perdre du temps ou génèrent de la charge mentale.
À ce stade, n’essaie pas de juger ou de culpabiliser. Tu es là pour observer ce qui te coûte de l’énergie ou du temps. Connecte-toi simplement à ça. Rien d’autre.
Pour chaque étape identifiée, demande-toi :
- Cette tâche revient-elle souvent ? Si oui, combien de fois par semaine ou par mois ? Multiplie le temps que tu y consacres par le nombre de fois où tu la fais.
- Me prend-elle trop de temps ? À quelle fréquence la réalises-tu ?
- Crée-t-elle des erreurs ou des retards ? Si oui, à quel moment et pourquoi ?
Exemples de frictions fréquentes :
- Prise de rendez-vous : fixer un rendez-vous nécessite parfois 2-3 allers-retours par email, sans aucune valeur ajoutée.
- Compte rendu de session : rédiger un email récapitulatif prend souvent des heures, alors que tout a déjà été dit en call (mais les clients adorent).
- Échanges excessifs avec les clients : trop d’allers-retours ou de changements d’avis sur des sujets qui n’arrivent pas à être tranchés.
- Factures et admin : perte de temps sur l’envoi des factures et la mise en place des paiements.
Étape 3 : détecter les moments waouh
Le risque quand on standardise ses process, c’est de perdre ce qui fait que tes clients aiment travailler avec toi.
Le but est justement de standardiser ce qui n’apporte pas de valeur pour passer plus de temps sur ce que ton client aime et valorise. Et généralement, c’est aussi ce que toi tu aimes et ce qui te fait vibrer.
L’objectif : repérer les moments où ton client vit une expérience mémorable et où tu génères les meilleurs résultats.
- Détecte les moments waouh. Ces moments où ton client est impressionné ou se sent chouchouté. Il te le dit, te le fait sentir, ou en parle souvent. Si tu demandes un feedback à la fin de la prestation, ce sera facile de les identifier. Exemple : dans mon cas, l’effet waouh s’opère dès le début, quand je passe une journée avec ma cliente pour auditer tout son business et implémenter un plan d’action personnalisé.
- Repère les actions qui génèrent des résultats. Identifie ce qui a un impact direct et tangible. Même si ta cliente « adore » ce que tu proposes, si ça n’a aucun effet, ce sera déceptif. Exemple : pour moi, c’est le tableau de responsabilités que je remplis avec mes clientes pour les « forcer » à réaliser des actions qu’elles procrastinent.
- Classe tes tâches sur un axe temps investi / valeur apportée. Tâches à haute valeur et peu chronophages : priorité absolue. Tâches à faible valeur et chronophages : à éliminer ou automatiser.
5 manières de standardiser tes process simplement
1. Créer des procédures claires
Le but est de documenter précisément chaque tâche pour qu’une personne sans compétence particulière puisse la reproduire sans erreur.
Avec des procédures bien définies, tu peux déléguer à moindre coût, car la tâche devient répétitive. Et même si tu ne veux pas déléguer, ça te permet d’éviter les erreurs et d’être plus efficace.
Finalement, une procédure, c’est juste une vidéo de toi (ou de quelqu’un d’autre) qui fait l’action et qui peut être répétée par n’importe qui.
2. Utiliser des check-lists
Une check-list est une version simplifiée d’une procédure. Généralement, si tu travailles seule, elle suffit amplement. Elle réduit ta charge mentale et t’assure de ne rien oublier.
3. Concevoir des templates
Pour les emails, les livrables ou même les briefs clients, c’est très pratique de réutiliser des trames. Comme Coralie et Aurélie, qui réutilisent systématiquement les mêmes modèles, avec des adaptations minimales, mais en personnalisant un maximum l’expérience.
4. Faire travailler ton client à ta place
Ici, c’est un concept intéressant qui vise à se demander : « Y a-t-il des tâches que mon client pourrait mieux faire que moi et pour lesquelles il n’a pas besoin de mon aide ? » Par exemple :
- décrire précisément le problème qu’il rencontre,
- fournir les anciens travaux réalisés,
- rassembler les documents dont tu as toujours besoin.
Ce changement de mindset te permet d’impliquer ton client et de récupérer du temps.
5. Créer un espace collaboratif
Encore une fois, Coralie et Aurélie ont brillamment mis en place cette étape. En plus d’apporter un cadre professionnel à la collaboration, un espace dédié permet d’éviter les dizaines d’emails et les messages WhatsApp du type : « Au fait, c’est où, ça ? ».
Les 9 standardisations qui ont changé ma vie
Je te partage ici les standardisations qui ont transformé ma manière de travailler et m’ont fait gagner des heures précieuses.
1. Calendly + 5 questions pour évaluer la qualité des leads
Tu connais sûrement la fonction « lien vers mon agenda » de Calendly, mais ce n’est pas celle qui m’est la plus utile.
L’outil permet d’ajouter des questions obligatoires avant de valider un rendez-vous. C’est un excellent moyen de filtrer les prospects et de s’assurer que la personne qui souhaite te parler correspond à ta cible.
Et si la réponse est non, nous lui envoyons un message explicatif à l’avance pour lui expliquer pourquoi.
2. Fusionner l’étape paiement + signature
Dans mon processus précédent, la signature du devis et le paiement étaient deux étapes distinctes, l’une suivant l’autre. Cette configuration nécessitait souvent 2 à 3 allers-retours.
Un jour, j’ai décidé de fusionner ces deux étapes, et j’ai gagné un temps fou :
- plus d’allers-retours inutiles,
- un process ultra-fluide,
- une facturation automatisée.
Parfois, il ne s’agit pas d’un problème d’outil, mais simplement d’optimiser le processus.
3. Paiement en 3 fois avec GoCardless
Avant, je passais un temps fou à courir après les paiements et à relancer les clientes. Un vrai casse-tête qui me faisait perdre de l’énergie et de la trésorerie. Et la tréso, c’est un sujet que je connais bien.
Solution : GoCardless, un outil de prélèvement automatique. Je prépare une facture avec trois échéances et tout se fait sans intervention de ma part.
Comment ça fonctionne ?
- Lorsqu’une cliente valide son inscription, elle autorise directement le prélèvement.
- Je génère une facture avec trois échéances (paiement en 3 fois).
- Le prélèvement est automatisé : plus besoin d’intervenir.
Résultat ? Moins de stress, plus de cash flow.
4. Formulaire de clôture
À la fin de chaque accompagnement, je ne laisse plus rien au hasard. J’ai mis en place un formulaire de clôture automatique qui permet de récupérer toutes les informations dès qu’une cliente termine son parcours.
L’intérêt ?
- Je récupère toutes les données au même endroit.
- Je n’oublie jamais de récolter des témoignages clients.
Tout est centralisé et je ne perds plus jamais une preuve sociale précieuse.
5. Espace Notion standardisé
J’ai créé un espace collaboratif structuré autour d’objectifs, d’étapes et de documents centralisés. Résultat : un effet waouh pour les clientes, tout est centralisé en un seul endroit, avec une architecture claire et intuitive :
- Tableau de bord client : une vue d’ensemble du projet, des objectifs et des prochaines étapes.
- Check-lists et deadlines : chaque tâche est assignée avec des échéances claires pour éviter toute confusion.
- Ressources centralisées : accès instantané aux documents clés (guides, templates, supports de formation…).
- Historique des échanges : tout le suivi en un coup d’œil, pour ne jamais perdre le fil.
6. Poser le cadre de la prestation
Chez Ramen Ta Fraise, nous collaborons avec plus de 40 partenaires au quotidien, ce qui a parfois causé des malentendus.
J’ai donc standardisé les règles de collaboration, en précisant dès le départ :
- les disponibilités,
- les livrables,
- les délais.
Chaque personne dispose d’un contrat standardisé (mais adapté) et d’une clause de confidentialité. Résultat : ça protège mon temps, celui de mon équipe, et garantit une communication claire dès le début.
7. Process de masterclass : 30 étapes opérées par mon alternante
Chaque mois, nous organisons une masterclass en ligne qui rassemble plus de 2 000 personnes. Un événement de cette ampleur, ça ne s’improvise pas. J’ai donc structuré un process en béton : une succession de procédures, sous forme de check-list ultra-précise de 30 étapes.
- Emails : séquences d’inscription, rappels et relances post-événement.
- Gestion de la landing page : création, optimisation et mise en ligne.
- Répétitions : test technique, ajustements du contenu et gestion des imprévus.
L’alternante gère l’intégralité des 30 étapes, ce qui me permet de me concentrer sur la valeur à livrer pendant les lives.
8. Discussions difficiles
Que ce soit pour recadrer un client, négocier un contrat ou annoncer une mauvaise nouvelle, les discussions difficiles font partie du jeu quand on entreprend.
Plutôt que de les subir, j’ai mis en place un process clair pour les aborder avec confiance. Ma méthode en 4 étapes :
- Préparer le cadre : définir l’objectif de la discussion et clarifier mon message.
- Anticiper les réactions : identifier les objections potentielles pour y répondre avec sérénité.
- Structurer l’échange : aller droit au but, avec des faits et une posture assertive.
- Clôturer avec une solution : toujours proposer une issue ou un plan d’action pour éviter les tensions inutiles.
Le résultat ? Moins de stress et des relations professionnelles saines. Ça n’a pas de prix.
9. Le déroulé de mes réunions
Dans mon entreprise, la réunionite aiguë, ça n’existe pas. Au contraire, on la fuit.
Je demande à chaque membre de mon équipe de préparer au mieux ces moments d’échange pour que ce soit le plus efficace possible. Ça change la donne, ça incite à la prise de décision rapide : on évite les débats inutiles, chaque sujet aboutit à une action concrète.
Même ma vie perso y passe
Et oui, même les choses les plus improbables.
Mes tenues
Je n’ai pas particulièrement de goût pour les vêtements, et m’habiller le matin me prenait beaucoup de charge mentale. Mais je ne voulais pas non plus porter la même chose tous les jours.
Désormais, j’ai une méthode simple : quand j’achète des vêtements, je prends une tenue complète avec 1 pantalon et 3 hauts assortis. Je porte toujours ces pièces ensemble, sans me poser de questions.
Résultat : moins de stress, des tenues variées et zéro hésitation le matin.
Mes dîners d’entrepreneuses
Chaque mois, j’organise un dîner avec deux autres entrepreneuses. L’objectif : s’entraider et apprendre les unes des autres. Mais, étant introvertie, le small talk m’épuise rapidement. Et je ne vais pas me suradapter pour faire comme tout le monde.
J’ai donc structuré ces dîners avec un déroulé précis, sans small talk, sans blabla, où tout le monde repart avec du réseau et des solutions.
Teste et itère : standardiser ses process, ce n’est jamais figé
Quand on commence à structurer ses processus, on y prend vite goût. Tout devient tellement plus agréable quand il suffit de copier-coller au lieu de réinventer la roue à chaque fois.
Mais attention : tes produits évoluent, ton marché change, et tes clients aussi. La standardisation n’est pas figée.
La troisième phase consiste à tester régulièrement et ajuster tes processus pour qu’ils restent pertinents. Tes processus doivent vivre, s’adapter et se simplifier avec le temps.
Je te partage d’ailleurs un réel où j’explique comment évaluer et faire évoluer un process pour qu’il reste utile dans la durée.
Et si tu veux standardiser tes process avec un regard extérieur, être challengée sur ton parcours client et repartir avec un plan d’action concret, c’est exactement le genre de chantier qu’on mène dans Les Patronnes.