Productivité
Mes minis-cours

⏱ Gagner 2h dans votre journée sans bâcler aucune tâche

Temps de lecture :
7 minutes

⚙️ Le mécanisme de la procrastination

1- Dans la tête d'un procrastinateur

La procrastination est le pire fléau lorsqu'on est entrepreneur. On ne peut pas se le permettre.

Principalement parce que nous avons 1,000 choses à faire et que si nous n'avançons pas, rien ne se passe.

Le projet est à l'arrêt.

Vous ne pouvez pas vous plaindre que le chiffre d'affaires de votre side project ne décolle pas, si tout ce que vous avez fait de votre week-end c'est regarder Netflix.

Et pourtant, tout le monde est confronté à l'envie de procrastiner : une fois par semaine, une fois par jour ou une fois par heure (pour les moins chanceux d'entre nous).

On connait tous cette personne qui avait 6 mois pour écrire son mémoire et qui a fini par le pondre en 1 semaine à coup de nuits blanches !

(Oui, c'est du vécu 😅)

Au moment où il faut s'y mettre c'est comme si nous n'étions plus aux commandes de notre tête. Notre alter-ego, assoiffé de besoin de reconnaissance immédiat va se mettre en marche.

En moins d'une seconde, on se retrouve à scroller sur Instagram.

(Oui, c'est du vécu aussi 🤫)

Quand nous procrastinons, nous activons les circuits de récompenses les plus courts.

Notre cerveau veut du plaisir, tout de suite :

  • En fouillant dans le frigidaire à la recherche de chocolat,
  • Sur les réseaux avec des notifications,
  • En achat compulsif sur Amazon

Toutes ces actions sont faites pour créer des décharges d'endorphine et de dopamine. Les hormones qui donnent de la satisfaction rapidement.

Voici l'illustration (tellement vraie !) de ce qui se passe dans nos têtes de procrastinateur (par Tim Urban) :

2 - Le moment de panique

Arrive le moment où l'échéance approche. D'un coup, c'est la panique. Et, vous vous mettez à travailler jusqu'à épuisement pour rattraper le retard.

C'est là où on est au pied du mur.

Certains arrivent à être plus efficaces que jamais dans ces conditions. Comme s'il fallait sentir que tout pouvait échouer pour trouver la force de s'y mettre.

Mais, dans le pire des cas, beaucoup de gens abandonnent et finissent pas se décourager en se disant qu'ils ne pourront jamais tout faire dans le temps imparti.

3 - Les conséquences de la procrastination

La procrastination est source de stress !

Même lorsque vous êtes sur votre canapé, vous savez que votre "to do" vous attend. Vous y pensez en même temps que vous regardez la saison 2 de Lupin.

Même si vous allez finir par vous y mettre, ce que vous produirez sera de moins bonne qualité. Forcément, il n'y a pas le temps pour peaufiner et rectifier les erreurs.

Enfin, ceux qui procrastinent laissent généralement peu de place à leurs loisirs. En effet, il n'y a que 2 modes : la procrastination et la panique. En procrastination, vous savez que vous devriez travailler ce qui vous empêche de prévoir un planning de divertissement.

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🥴 Les 3 (seules) façons de travailler efficacement

Contrairement aux idées reçues, personne n'est multitâches. Le meilleur moyen d'exécuter les choses vite et bien c'est d'être concentré.

D'ailleurs c'est le moment de dire au revoir à toutes vos notifications de téléphone :D

À chaque fois que vous vous déconcentrez, votre niveau de concentration diminue.

1 - Le deepwork

C'est le moment où vous traitez des sujet de fond.

"Deep work (travail profond) : Tâches professionnelles effectuées dans un environnement dépourvu de distraction qui pousse les capacités cognitives au meilleur de leur limite. Ces efforts créent une valeur unique, améliorent vos performances et sont difficiles à copier"

Vous avez forcément déjà ressenti l'état de "flow". Celui où tout coule de source, les idées vous viennent et vous vous avancez facilement.

Le travail profond (deep work) est fait pour vous aider à atteindre cet état de flow plus rapidement.

Personnellement, chaque lundi après-midi est bloquée pour rédiger la newsletter. Je sais que ce jour-là, je ne peux accepter aucun rendez-vous, ni aucune autre tâche.

Et, toutes les semaines, c'est la même chose.

Mon cerveau est conditionné pour être performant sur cette tâche précise, à ce moment-là. Et, il facilite l'entrée en travail profond.

2 - No call / No meeting

Dans le no call / no meeting, l'idée est de remplacer un maximum d'appel ou de rendez-vous par de l'écrit.

Pourquoi ?

Avec l'écrit, vous obligez vos interlocuteurs à formuler leur demande clairement. Et, vous serez plus efficace pour y répondre.

Il suffit de dire : "si tu as une question, pose-la-moi par écrit"

  • Si le sujet ne dépend pas de vous ⇒ vous pourrez orienter la personne
  • Si vous avez un document pour aider la personne ⇒ vous pouvez lui envoyer
  • Si un email ne suffit pas ⇒ vous aurez un sujet précis sur lequel programmer votre call et nous ne vous éparpillerez pas

3 - Réunions

Les réunions sont un gouffre financier.

Imaginons la réunion suivante de 8 personnes. Elle dure 1h30 :

  • 4 commerciaux
  • 1 directeur marketing
  • 1 responsable marketing
  • 2 co-fondateurs

Admettons que le salaire moyen de ces personnes soit de 4k€/mois.

Le coût de cette réunion est de 460€ !

Sachant que, selon un sondage IFOP publié fin 2018, 92% des cadres participent régulièrement à des réunions, avec une moyenne de 4 heures par semaine.

Je vous laisse faire le calcul !

Voici un outil pour estimer le coût de vos réunions.

Le pire dans tout ça c'est que moins de la moitié des personnes estiment que les réunions sont productives.

Chez Germinal, on a appliqué 3 principes simples pour toutes nos réunions.

💡Ce que je viens de vous dire représente moins de 1% de la formation de Grégoire dans l'antichambre.

⚡️ Gérer plus de 200 emails par jour en moins d'une heure

Depuis mon arrivée chez Germinal, l'inbox zéro est de loin la pratique qui a le plus changé ma vie !

Le principe est simple : chaque fois que vous recevez un email, vous ne pouvez faire que 3 actions :

  • Répondre : vous répondez manuellement ou à l'aide d'un email pré-écrit (il existe des logiciels comme Text Blaze qui créent des raccourcis clavier faciles sur toutes vos fenêtres chrome)
  • Archiver : Faire disparaitre l'email de votre boite de réception pour le garder dans historique (on ne supprime pas l'email)
  • Re-programmer : Si ce n'est pas le moment de répondre à l'email, la fonction reprogrammer vous permet de faire disparaitre l'email et qu'il revienne automatiquement au moment où vous l'aurez choisi.

L'objectif est d'avoir une boite email vide à la fin de chaque journée pour éviter la charge mentale et les oublis.

🔥 La "to do list" augmentée

Lorsqu'on a une liste de tâche, on fait l'erreur d'avoir une granularité trop forte dans notre "To do".

Par exemple : "Écrire une newsletter".

Le problème est que cette tâche n'est pas précise.

Le mieux est de décomposer vos tâches en un maximum de sous-tâches :

  • Regarder 10 minutes de la formation de Grégoire à la productivité dans l'antichambre
  • Choisir le thème de la newsletter
  • Écrire les 3 parties principales du plan
  • Écrire les 3 sous-parties
  • Rédiger le contenu de chaque partie
  • Relire et ré-écrire le nécessaire
  • Passer sur Antidote pour les fautes d'orthographe
  • Créer une nouvelle page sur ActivCampain
  • Copier / coller le texte
  • Ajouter les images
  • Relire
  • Programmer l'envoi

En décomposant vos tâches :

  1. Vous sentirez d'avantage votre progression
  2. Vous estimerez mieux le temps de chaque tâche
  3. Vous saurez quoi faire et dans quel ordre, plus besoin de réfléchir

💡 Voyez ça comme les niveaux d'un jeu !

🎯 Mon organisation personelle

Il s'agit d'un tableau d'avancée des tâches.

Il est constitué de 4 colonnes que l'on remplit en équipe chaque semaine :

  • Les idées : À cet endroit, on met toutes les idées de tâches, de projets. Qu'elles viennent de l'équipe ou d'ailleurs, c'est une sorte de fourre-tout dans lequel on pourra piocher.
  • Cette semaine : Dans cette colonne, on fait glisser depuis la colonne idées celles qu'on veut réaliser cette semaine. Cette décision est prise en équipe à chaque début de semaine.
  • En cours : Il s'agit des tâches qui ont été commencées, mais qui ne sont par terminées. Le but est d'avoir le moins de choses possible dans cette colonne pour ne travailler que sur un sujet à la fois.
  • Terminé : Il s'agit de ce qui a été fait. Cette colonne est très importante pour avoir une rétrospective de ce qu'on a accompli. C'est important d'y jeter un oeil en fin de semaine pour voir le chemin parcouru.

Chaque tâche (les carrés) peuvent se déplacer sur les colonnes en fonction de l'avancé des projets.

Elles possèdent plusieurs caractéristiques :

  • Le type de tâche (email, webinar, site...)
  • La taille de la tâche. Il s'agit de l'estimation de temps. M = Une demi-journée / L = une journée. C'est la personne responsable de la tâche qui donne cette estimation.
  • La personne qui doit réaliser la tâche.
  • La description pour donner des informations (lien vers des documents)

J'ai commencé à bosser sur cette organisation et c'était un changement radical.

  1. Au niveau de l'équipe : tout le monde sait sur quoi chacun travaille et on décide ensemble de ce qui est prioritaire.
  2. Avec mon manger : il voit toujours où j'en suis sans avoir besoin de me déranger avec des réunions
  3. Dans les prévisions : Chaque semaine, on vérifie si le dimensionnement de la tâche a été bien fait. On peut réajuster les semaines d'après.

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